Coût projet

GESTION DE PROJET : Estimation d’un projet, halte aux erreurs

Estimer le coût d’un projet le plus justement possible pourrait être considéré comme tout un art. Mais il n’en est rien : avec un peu de rigueur et de méthodologie, il est possible d’en maîtriser la réalisation. Pour cette 2ème capsule sur la « gestion de projet en pratique », c’est à l’estimation du coût d’un projet que nous allons concentrer nos efforts en essayant de démêler les amalgames et incompréhensions auxquels tout chef de projet peut être amené à faire face dans son quotidien et dans ses échanges avec ses différents interlocuteurs.

Véritable donnée stratégique pour bon nombre de projets, elle arrive bien souvent avant que ce dernier ait seulement débuté. Et même si, avec les méthodes agiles, la stratégie et les process tendent à être modifiés, elle reste pour beaucoup d’organisations l’une des composantes majeures pour décider si un projet sera mis en œuvre ou non. Sans estimation de budget pas de lancement de projet. Alors comment ne pas se tromper et réussir à estimer correctement son coût avant même que le projet ait débuté ? C’est tout l’objet de cet article. A travers les erreurs le plus communément commises sur cette notion, je vous propose des astuces et des conseils pour vous aider à limiter les risques d’erreurs et vous permettre de réaliser l’exercice avec brio.

Une notion pas toujours très bien appréhendée par nos interlocuteurs

Et premier constat issu de mon retour d’expérience, tout comme le binôme charge estimée/délai exposé lors d’un précédent article, la notion même de coût de projet fait elle aussi l’objet de beaucoup d’idées reçues et d’incompréhension de la part de certains de nos interlocuteurs principaux. Or comme dit précédemment, cette donnée est centrale et importante car c’est à partir de cette dernière que seront prises des décisions stratégiques pour l’avenir du projet en question. Rater son estimation de coût revient à déjà positionner ce dernier sur un chemin critique et à hypothéquer en partie ses chances de réussite. Pour éviter de tomber dans le piège, un important travail de pédagogie doit être souvent mis en œuvre afin de s’assurer que l’importance de cette donnée soit correctement appréhendée par tous les décisionnaires et sponsors du projet. Objectif affiché, imposer le process méthodologique qui permet sa juste estimation et faire en sorte que cette dernière ne soit pas remise en cause.

Le trio cadrage des besoins – charge estimée et taux journalier moyen comme fondement (TJM)

 

Première chose à savoir, l’estimation du coût d’un projet ne peut être réalisée qu’à partir de 3 éléments indissociables et complémentaires. Si l’une des composantes venaient à manquer, elle remettrait fortement en question la justesse du budget obtenu. Ces composantes sont au nombre de 3 et sont :

  • Le cadrage des besoins : cela parait évident mais avant la réalisation de toute estimation de budget, il est nécessaire d’avoir une parfaite connaissance du périmètre du projet et des besoins qui en sont à l’origine. Pour cela, il est important après plusieurs réunions avec votre client ou vos interlocuteurs métiers, de rédiger un document de cadrage des besoins qui va vous servir de base pour réaliser vos différents travaux préparatoires.
  • La charge estimée totale : réalisée à partir d’une liste des principales fonctionnalités et des actions à réaliser, elle permet d’avoir un ordre d’idée du nombre total de jours de travail qui seront nécessaires pour livrer le produit souhaité répondant aux besoins notifiés au sein du document de cadrage des besoins. Pour rappel, la charge est une estimation brute du nombre de jours nécessaires pour réaliser une ou plusieurs tâches.
  • Le taux journalier moyen (TJM) : c’est un montant qui permet, couplé à la charge estimée, de connaitre le coût d’une tâche ou d’un projet. Le TJM peut différer en fonction du métier exercé.

Un petit tour du côté des erreurs les plus communément commises

Venons-en maintenant aux erreurs les plus communément commises : pourquoi il est nécessaire de rectifier le tir et quelles sont les solutions qui s’offrent à vous pour les éviter.

Erreur n°1 : Demander une estimation de coût avant même la réalisation du cadrage des besoins

Tout commence par une simple phrase : Salut tu pourrais m’estimer le budget pour la création d’un site internet ? Le hic, c’est que vous n’avez absolument pas participé aux réunions avec le client ou le métier concerné et qu’aucun document de cadrage des besoins n’a été rédigé pour rendre compte des idées échangées. Tout au plus quelques comptes-rendus de réunions sont disponibles. Or pour réaliser une estimation de coût il est primordial que la personne qui doit réaliser l’exercice ait une connaissance approfondie des besoins à l’origine du projet ; l’objectif étant qu’elle puisse appréhender par la suite, le périmètre fonctionnel devant servir de base à l’estimation de la charge puis ensuite du budget devant être alloué pour sa réalisation.

Le conseil : les personnes qui doivent estimer le coût d’un projet doivent être celles qui participent aux réunions de récolte et cadrage des besoins. Car sans cela pas d’estimation correcte du coût d’un projet. Prévoyez donc d’intégrer ces personnes ressources, le plus tôt possible au sein de l’étape de la récolte des besoins en les invitant aux premières réunions avec vos interlocuteurs, même s’il s’agit de réunions d’avant-vente. A l’issue de ces réunions prévoyez la rédaction de 2 documents :

  • Le premier doit être une lettre de cadrage des besoins qui doit permettre de clarifier les besoins émis par les donneurs d’ordre (client ou interlocuteurs Métier) et de partir d’un document validé par les 2 parties. Cela a le mérite de pousser à une prise de distance par rapport aux discussions à chaud des réunions de cadrage et de rationnaliser et prioriser les besoins énoncés durant ces échanges. Ce document n’a pas besoin d’être forcément très long : 2 à 3 pages peuvent largement suffire.
  • Le deuxième document doit être un document de cadrage du périmètre fonctionnel du projet. Ce document permet de modéliser les besoins émis au sein de la lettre de cadrage en fonctionnalités. Il peut prendre la forme d’une cartographie des fonctionnalités en version mindmapping ou d’un tableau excel référençant toutes les pages, fonctionnalités ou actions qui viendront répondre aux besoins émis par un ou plusieurs donneurs d’ordre.

C’est à partir de ces 2 documents que pourront commencer l’estimation de la charge de chacune des tâches. Puis à partir du couple charge estimée de la totalité des tâches et du Taux journalier moyen (TJM), le coût total du projet correspondant au périmètre fonctionnel identifié, pourra être calculé.

Erreur n°2 : Croire qu’une estimation de coût peut se faire sur un coin de bureau

Dans la droite lignée de l’erreur n°1, il arrivera que l’on vienne vous voir afin de vous demander de réaliser une estimation du coût d’un projet dans un temps de réalisation très court et à peine faisable. Dans l’intérêt du projet, je vous conseillerais d’expliquer à votre interlocuteur que pour réaliser une estimation cela nécessite de l’analyse et de la réflexion. Car qu’on se le dise : Non, une estimation de coût ne peut se faire en quelques minutes sur le coin d’une table. Dans un projet digital ou web même l’estimation du coût demande une bonne dose de travail. Et au vu de sa criticité, elle ne peut et ne doit jamais être réalisée de la sorte sous peine de mettre le projet en danger avant même qu’il ait débuté.

Le conseil :

En fonction du délai de réponse auquel vous avez droit, vous avez le choix entre 2 types d’estimations :

  • Une estimation très grossière qui permet d’avoir très rapidement un aperçu de la somme à engager pour mener à terme votre projet. Dans cette technique, il s’agit de partir de la liste des principales pages que comportera l’application et de leur appliquer à minima 1 JH de charge estimée. A cette charge de développement, il convient ensuite d’ajouter une charge équivalente en gestion de projet, une moitié de charge en Webdesign, d’ajouter le tout puis de multiplier par un taux journalier de 700€ pour obtenir 1 estimation très grossière du coût moyen qu’il faudra débourser.
  • une estimation plus détaillée qui consiste à faire estimer par chaque métier devant intervenir sur le projet, les différentes actions et pages référencées au sein de la cartographie des fonctionnalités principales. Une fois cette estimation de charge réalisée, il suffit, à nouveau pour chaque métier, de multiplier cette charge avec le taux horaire Journalier (TIM) de chacun pour obtenir un aperçu cohérent du budget qu’il faudra engager sur votre projet.

 

Erreur n°3 : Toucher à l’estimation de la charge pour faire baisser le coût d’un projet

Il arrive qu’à la vue de la somme qui devra être facturée pour la réalisation de votre projet, votre supérieur vous demande de la revoir à la baisse pour arriver à un montant plus acceptable. Pour cela, il vous demandera généralement de baisser la charge estimée sans vous demander de revoir le périmètre fonctionnel correspondant. Surtout ne tombez pas dans le piège ! Voici comment faire pour ne pas commettre l’erreur.

Le conseil :

En gestion de projet web, une charge estimée correspond toujours à un périmètre de fonctionnalités ou périmètre fonctionnel. Pour baisser la charge d’un projet et éventuellement son coût seulement 2 paramètres de l’équation de calcul peuvent être touchés :

  • Le taux journaliser moyen qui représente le tarif appliqué pour exécuter une tâche ou un ensemble d’action. En baissant ce TJM, il est donc possible de facto de baisser le coût d’un projet ou d’une tâche,
  • La charge estimée à la condition impérative de revoir le périmètre fonctionnel associé. En effet, l’erreur de baisser la charge estimée sans modifier le périmètre fonctionnel reviendrait à avouer que votre équipe est capable de réaliser la même charge de travail dans un nombre de jours plus restreints. Il n’est donc possible de baisser la charge estimée que lorsque vous décidez d’enlever des fonctionnalités ou des actions du périmètre des besoins.

Erreur n°4 : Baisser la charge estimée pour réaliser une réduction de tarif

Variante de la question n°3, votre supérieur souhaite cette fois, réaliser un geste commercial pour son client et vous demande de baisser la charge estimée afin d’arriver au tarif souhaité. Là encore, cette technique constitue une grave erreur de gestion de projet et doit être évitée notamment parce que la charge estimée permet d’obtenir le délai de réalisation du projet. Or en diminuant ce paramètre, vous diminuer de facto le temps alloué à la réalisation des différentes actions prévues dans le périmètre. Ce qui a pour conséquence de vous mettre déjà en difficulté côté respect du planning du projet. Alors comment procéder ?

Le conseil : Rien de plus facile dans ce cas précis, il s’agit d’appliquer un pourcentage de réduction uniquement sur le prix sans toucher à la charge estimée. Par cette action vous vous assurez donc de préserver l’exactitude des estimations de charge et de délai de réalisation du projet tout en proposant un geste commercial à votre client.